Anonim
Bli organiserad: Hur jag bytte till Google Drive

Efter flera års arbete i ett hybridsystem, där vissa filer var lokala och vissa var i molnet, gjorde jag nyligen övergången till att arbeta helt online. Jag valde att använda Google Drive, men det kunde lika lätt ha varit någon liknande tjänst, till exempel Microsoft Office Online.

Så här migrerade jag till den nya miljön, några av för- och nackdelarna med att arbeta helt online och råd om du också tänker byta.

Varför jag migrerade till Google Drive

Jag har länge använt Google Drive, inklusive Google Docs, Sheets och Slides. Men jag har aldrig använt det exklusivt för allt mitt arbete förrän nyligen. Bli organiserad

För att migrera dessa pågående filer överförde jag dem bara till Google Drive, en efter en och konverterade dem till Google-formaterade filer. Excel-filer blev Google Sheets. Lätt.

Anledningen till att jag gjorde dem en efter en var att kontrollera och se till att de skulle öppna och att innehållet inte var trasiga. Lyckligtvis överfördes allt smidigt. Ändå lagrade jag de mycket värdefulla originalkopiorna av filerna på min dator i ungefär en månad, för fall, vilket leder mig till ytterligare ett råd: Förvara originalkopior av dina viktiga filer under en överlappningsperiod.

Om något går fel med din migration, vill du ha original. Det är ganska som när du sätter in en papperscheck på distans med en mobilapp och banken trycker på dig ett meddelande som säger: "Varför hänger du inte på den kontrollen tills den rensas?"

Ett annat råd är att testa att tjänsten fungerar på alla dina enheter . Öppna olika filer. Stäng nu av Wi-Fi och försök öppna dem. Är det möjligt, dvs hade du offline-kopior av filer som du förväntade dig ha (mer om offlineåtkomst på ett ögonblick)? Kan du redigera? Behöver du installera några appar eller plugins för att utföra det arbete du vill göra? Det är svårare än du kan tänka dig att få tid att köra dessa försök, men det är säkert att det dyker upp någonstans och inte kan göra något du planerat.

När jag började rulla med mitt nya system att arbeta helt i Google Drive (men fortfarande under den överlappningsperioden innan jag torkade bort alla mina lokalt lagrade data) installerade jag Google Drive-synkroniseringsdelen på min dator och säkerhetskopierade de senaste två åren. ' värdet av data till molnet. Jag testade inte alla filer för att se till att de konverterade rent till Google Drive, på samma sätt som jag gjorde med mina viktiga pågående filer, men jag kände mig bättre att veta att jag hade dragit in mycket av mina gamla data för att jag någonsin skulle behöva det. Råden på den fronten: Säkerhetskopiera gamla filer, men spendera inte för mycket tid på det.

När jag väger risker och belöningar, bekvämligheter och besvär kände jag att det var tillräckligt för mig att säkerhetskopiera mina gamla data, som jag förmodligen inte kommer att behöva någonsin igen, till Google Drive.

Det finns andra fördelar och nackdelar också. Observera att jag inte listar alla fördelar, utan bara några som är relevanta för att använda Google Drive uteslutande för arbetsfiler.

Arbetar i molnet: Fördelar

Automatiska säkerhetskopior. Jag vet att de flesta som inte säkerhetskopierar sina data nu inte kommer att starta någon tid snart. När du arbetar i Google Drive behöver du inte tänka på säkerhetskopiering. Det händer automatiskt och ofta.

Så mycket utrymme! Google Drive har en generös mängd utrymme. Alla med ett Google-konto får minst 15 GB, men att köpa mer är billigt. Dessutom finns det andra kryphål som ger dig mer utrymme. Exempelvis räknas inte filer som du skapar i Google Drive, som Google Docs, till din lagringsgräns! Det är stort.

Kompatibel med Office. Medan jag skapar och redigerar filer exklusivt på Google Drive, gör inte alla jag samarbetar med. Många använder fortfarande Microsoft Office. Med Google Drive kan du exportera alla Google-filtyper till ett Microsoft-format. Med bara några klick kan jag förvandla ett Google Doc till en Word .docx-fil.

' Google Drive Search'

Google söker i innehållet i dina filer, vilket hjälper, men det kan fortfarande ta lite test och fel för att hitta det du behöver. När andra kollaboratörer delar filer med dig är det de som jag ofta har svårast att hitta, med eller utan sökning. Jag förlitar mig på filer märkta med en stjärna (favoriter) såväl som på listan över senaste filer som Google Drive erbjuder ganska mycket.

Distraktioner på nätet. För att kunna arbeta i Google Docs måste du ha ett webbläsarfönster öppet, och för vissa människor är det en halt sluttning att vara online. För mig är det inte så mycket problem. Jag använder flera verktyg och trick för att öka produktiviteten och minimera distraktioner. Men för andra är helt enkelt att vara online en inbjudan att surfa på webben och inte få riktigt arbete. Om du är bättre på att få jobbet gjort när du kopplar ur Internet, är det förmodligen inte för dig att jobba i molnet.

Ska du flytta till molnet?

Att arbeta exklusivt i molnet har sina fördelar, men det kommer också med vissa frustrationer. Som jag sa, att arbeta online betyder inte nödvändigtvis att använda Google Drive, men många av för- och nackdelarna kommer att vara samma på samma sätt. Några frågor du bör ställa dig själv innan du flyttar till molnet är:

  • Har jag tillförlitlig internetåtkomst mestadels?
  • Är jag villig att lära sig att arbeta offline och online?
  • Kommer att arbeta i molnet ge mig tillgång till filer på ett sätt som jag inte har nu och som jag faktiskt kommer att använda?
  • Är jag villig att organisera där mitt arbete lagras så att jag lätt kan hitta det?
  • Kommer jag kunna motstå frestelserna att surfa på webben om jag alltid är ansluten?

Mer information finns i 30 tips på Google Drive.