Anonim
Bli organiserad: Juni Saruwatari

Digital röran, fysisk röran, känslomässig röran … Det tar allt en avgift på ditt liv. Juni Saruwatari vet om röran. Hon är en expert på organisationer och produktivitet, samt författare till en ny bok som heter Behind the Clutter: Truth. Kärlek. Menande. Ändamål .

Hon är en kvinna efter mitt eget hjärta. Många av hennes vägledande principer för att vara organiserade liknar mina egna, förankrade i sunt förnuft, som att lita på ditt system och eliminera distraktioner.

Det finns 86 400 sekunder på en dag. Om någon skulle ge samma nummer i dollar, så 86 400 dollar, på en dag och sagt till dig: "Du kan inte rulla över det, du kan inte bestämma vad du ska göra med det på en annan dag, " vad skulle du göra? Du skulle investera det klokt. Du skulle börja bygga en stiftelse.

Många människor som är i produktivitet och brinner för teknik fastnar i nya appar och nya program, och de glömmer att de först måste börja med en grund. 86.400 sekunder per dag, eller 168 timmar per vecka, eller 24 timmar om dagen - vad vill du göra med det?

Jag börjar med roller. Jag börjar med grunden. Vilka är rollerna i ditt liv? Tänk nu på det som ett cirkeldiagram. Hur mycket tid vill du spendera på att spela varje roll? Då ser du på din tid som ett pussel och flytta saker.

Det finns alltid en avskrivning. Folk tror att de har 300 timmar i veckan, men det är verkligen 168.

JD: Vad säger det? Har du lika många timmar i veckan som Beyonce?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Jesus - alla har samma tid på en vecka! När människor klagar över att de inte har tillräckligt med tid, säger jag "Sluta det", för de kämpar mot sanningen om vad som är.

Sanning, kärlek, mening, syfte. När jag arbetar med människor på sin tid frågar jag: "Sannerligen, vad gör du med dina 168 timmar?" Först måste de ta reda på varför de känner att de har ett underskott och varför de känner sig överväldigade. Då frågar jag vad är idealet? Var vill du vara med de 168 timmarna?

Här är filosofin: När du skapar tydliga gränser för din tid, är du gränslös inom det tidsrummet. När du skapar tydliga gränser för saker, kan du vara gränslös inom det utrymmet.

Det vi gör är att sätta en avsikt. Så till exempel "I den här timmen ska jag förbereda min uppgiftslista för att åka till Indien." Och vad som händer är att det inte tar fem timmar. Det tar den en timme för du ställer in den avsikten.

JD: Så det handlar om att ge dig själv en realistisk gräns och sedan arbeta inom den gränsen.

JS: Ja. Realistisk gräns, eller vad som helst är din idé om realistiska. Alla har sin egen uppfattning om vad det betyder. När du skapar den tiden och du är dedikerad till den, är du laserfokuserad på den.

JD: Vad ser människor som ett område där de vill spendera mindre tid, när de faktiskt tittar på hur de tillbringar sin tid?

JS: Några exempel går in i kaninhålet på sociala medier. Kontrollera även e-postmeddelanden under hela dagen. Det är bättre att göra det en gång på morgonen, kanske en gång på eftermiddagen efter att du kommit tillbaka från lunch och en gång i slutet av dagen.

Ett annat är avbrott. På ett kontor får många människor avbrott om du har en öppen dörrpolicy, och jag säger alltid att du måste lära människor att behandla dig. Jag skämtade med en av mina klienter att alla måste ta ett nummer innan de kommer till hennes kontor, istället för att bara pröva in.

Det handlar om att ha system. Om du har avbrott på jobbet och du är chef måste du lära alla som arbetar för dig att respektera din tid, kanske genom att stänga dörren. Du kan ha kontorstid, som om du var en professor, kanske säger mellan 10:00 och 12:00, jag är öppen för alla som har frågor, men mellan 02:00 och 3:30 kommer jag att vara gör läsning och forskning.

Avsätt din egen tid som om det är ett möte med någon annan.

JD: Det är ett bra tips, att behandla din egen tid som om det var ett möte.

JS: Ja, eller en läkartid. Det är lika viktigt.

JD: Några av mina favoritappar och onlinetjänster är de som fungerar osynligt och utan att jag behöver agera, till exempel IFTTT, RescueTime och EasilyDo. Har du några favoritappar som hjälper dig att maximera din tid eller hålla din tid värdefull?

JS: Påminnelser är bra. Det är som att ha en virtuell personlig assistent. Outlook också. Det är ett beprövat system. Du kan ställa in en varning. Du kan snooze det. Du kan vidarebefordra det till någon annan för att ta hand om det. Jag älskar det.

Jag försöker hålla det så enkelt som möjligt och inte ha för många program. Som du antagligen kan säga är jag som ett barn på vissa sätt [skrattar], och om det blir för komplicerat blir jag uttråkad och mitt sinne går någon annanstans.

Här är ett exempel: skanna appar. Alla dessa underbara skanningsprogram kommer ut varje dag. Jag hade fyra som jag undersökte, och jag ville bara hitta något så att jag kunde bli av med en av mina enheter [en stationär skanner]. Jag hittade en omedelbart, så med de andra tog jag inte så mycket tid att prova dem. När jag försökte de andra, så snart jag insåg att det inte var för mig, radera!

Om du undersöker olika appar och olika system och finner att något inte fungerar för dig måste du ta bort det, även om du betalade pengar för det. Fokusera på den som du känner att det resonerar med dig och ta det hela vägen igenom. Det som händer med många människor är två veckor senare, de försöker något annat och sedan återigen har de digitala röran.

JD: Jag har märkt samma mönster. Folk som älskar teknik vill prova allt nytt snarare än att välja en app och vara hängivna till att använda den. De ser inte på det som en investering i sin tid.

JS: De släpper inte det! Jag tittar på någons röriga telefon, och de kommer att ha appar som de laddade ner för ett år sedan och aldrig använde. Jag säger till dem: "Radera, radera, radera!"

Folk är rädda för att ta bort program de köpte. Men det kommer upp igen om de behöver det.

Ett annat program som jag älskar är PaperKarma. Om du får faktiskt fysisk skräppost tar du bara en post meddelandetiketten med streckkoden, och de får dig från listan. Sedan kommer det tillbaka till dig och säger "Framgång!" när det fungerar.

JD: Jag vill gå tillbaka till Outlook en sekund. Du sa att du använder påminnelser mycket. Kan du ge ett exempel på en dag och vilken typ av saker du lägger in som påminnelser, vad tidsblocken är för, och så vidare?

JS: Ja, låt oss börja med hur dessa påminnelser kommer in där. I början av varje dag vill du göra en mental dumpning av alla saker i ditt huvud som du måste göra. Kategorisera inte ännu. I slutet av två eller tre minuter kanske du har 25 saker där. Sedan, baserat på din intuition och var du är i dag, tilldela ett att göra-datum till var och en så att du gör ett åtagande till det. Sedan måste du ha några kategorier inställda för din uppgiftslista, och du kommer att tilldela en kategori till var och en. Det är en del av det.

Då är den andra delen när du ställer in ditt schema, du måste ha tydliga gränser för din tid. I början och slutet av varje dag vill du titta på din to-do-lista och prioritera vilka du vill göra. Låt oss säga att du som författare har "Skriv eller forskning" som kategori. Du kanske inte gör den kategorin av uppgifter varje dag. Du kanske bara gör det på tisdagar och torsdagar.

JD: Det verkar som om den mentala dumpningen är avsedd att frigöra hjärnrocket, för att få dessa saker ur ditt sinne, från ditt bröst, få dem ner och sedan hantera dem en efter en på ett mycket organiserat och systematiskt sätt.

JS: Ja. Och det här är det viktigaste: Jag vill inte att du ska gå och kontrollera om du redan har den uppgiften på listan. Hela poängen är mentalt dumpning. Om du skriver ner något och ser att det redan finns på din uppgiftslista tio gånger - och det är galen! - visar hur många gånger du tänker på det. Nu handlar det om att utveckla ett system för att komma ihåg uppgiften och få det gjort, och lita på att systemet kommer att fungera för dig, att du kan lita på det systemet, att du kan räkna med det.

Det enda är att räkna ut det system som fungerar för dig. Glöm vad alla andra gör.

Jag önskar att människor kunde göra en digital detox under en vecka för att ta reda på vad som verkligen är viktigt. Vad som händer när du överflödas av saker är att allt blir "viktigt".

Vad är din arv? Varför är du här på jorden? Om du är chef på ett företag eller en entreprenör, vad är ditt mål eller uppdrag? Du blir så fastnat i att vara produktiv för att vara produktiv att du förlorar avsikten, varför du gör något.

Det är så enkelt! Älskar du tiden du spenderar? Vad är sanningen om den rollen du spelar? Vad är sanningen om tiden du spenderar? Har det betydelse för dig? Ibland tillbringar vi tid på saker som har betydelse för andra människor, och vi måste veta vilket syfte det tjänar. Sanning, kärlek, mening, syfte. Det är så enkelt.

JD: Varför tror du att det är så många som har svårt att komma tillbaka till sitt uppdrag eller sitt syfte?

JS: Eftersom de är överflödiga av röran.

Jag ber folk att sluta och kolla in med sin sanning, kärlek, mening och syfte och ha ständig vaksamhet. Utan röran blir allt mycket tydligt.

JD: Om du kan uppmuntra upptagna yrkesverksamma att ge upp en typ av röran eller en sak som rör deras liv, vad skulle du råda dem?

JS: Har din inkorg noll.

JD: Du skulle råda dem att ha nollmeddelanden, eller skulle du råda dem att ge upp det målet?

JS: Jag sa till en klient, "Om du kan rensa ut din inkorg och ha den med nollmeddelanden i slutet av dagen kommer du att känna dig som en miljon dollar." Vad jag menar med det är att ha ett system så att du kan titta på ett meddelande, röra det och bestämma om det är något du kommer att svara på, eller besluta att du kommer att läsa det senare och lägga in det i en Läs mappen eller bestäm dig för att du kommer att avsluta prenumerationen på en lista - jag tror att det är det enda för digitala röran. Om proffs kan få sin inkorg till noll, tycker jag att det är ett fantastiskt mål. Och jag menar inte att du kommer att vidta åtgärder för varje enskild sak. Jag tror bara att det kommer att hjälpa dig att rensa dig mentalt så att du är beredd på vad som helst dagen för dig, eller att åka hem och vara helt närvarande och engagerad i din familj, eller om du går på en date, att vara fullt förlovad med din partner. Det är en andlig, mental, emotionell praxis.