Anonim

E-post är ett problem för nästan alla, men i synnerhet på kontoret skapar det distraktioner och tar tid som kan användas bättre för att utföra faktiskt arbete. Vissa människor hänvisar till att kontrollera och svara på e-post som "gör arbete om arbete", snarare än att göra själva arbetet.

Företagare och chefer kan hjälpa både sig själva och sina anställda att bekämpa överbelastning via e-post på jobbet.

Först uppmuntra kommunikation ansikte mot ansikte. Att få anställda att prata med varandra när e-post inte är nödvändigt kan verkligen hjälpa till att minska onödiga e-postmeddelanden. Face-to-face konversationer är också bättre än e-post för berörda ämnen, när ton och känsla verkligen spelar roll. Mycket få människor är lika skickliga på att förmedla sina känslor på skriftligt språk som de är muntligt.

För det andra, använd ett snabbmeddelandeprogram. För snabba frågor och svar kan du verkligen inte slå IM. Vissa företag förbjuder anställda att installera sådana program, men jag tror att de faktiskt är en verklig välsignelse på kontoret. Du kan få snabbmeddelanden i en fristående app, eller en som är inbyggd i en online affärsplattform, som Podio, Yammer, Jive. Om din organisation använder Google Apps kan du alltid bara utnyttja Google Talk. Oavsett vilken app-app du väljer, se till att alla i organisationen använder samma sak. Och om IT-avdelningen har begränsningar för vad anställda kan installera, se till att teamet vet vilken IM-app alla ska använda så att de kan verifiera installationen.

För det tredje, hitta en bättre plats än e-post för vanliga meddelanden. Ett tydligt exempel är när anställda skickar e-post för att låta alla veta att de är sjuka, är på semester eller lämnar tidigt. Dessa är vanliga meddelanden som lägger till i e-röran men inte behöver. En lösning kan vara att ha en delad kalender. En annan kan vara för en administrativ assistent för att hålla reda på vem som är in och ut, och skicka en konsoliderad e-post istället.

För det fjärde, vara en rollmodell via e-post. Om du är chef för ett företag eller en avdelning, se till att dina e-postvanor återspeglar vad du vill att anställda ska göra. Skriv kortare e-postmeddelanden när du kan. Tala med människor ansikte mot ansikte när det är rätt kommunikationsmetod. Använd IM och gör vad du än vill att anställda ska göra. Människor kommer att följa din ledning, och det är så du utvecklar en bättre företagskultur kring e-post.

Ytterligare resurser
För fler tips om hur du bekämpar överbelastning via e-post, se dessa relaterade artiklar:

  • Intervju: The Push for Zero Email
  • Hur du klipper ned på oönskad e-post
  • Intervju: SaneBoxs Dmitri Leonov på e-posthantering
  • 11 tips för att hantera e-post