Anonim

Upprepade gånger visar studier om arbetsplatsens produktivitet att möten och e-post är de största tidslösarna. Men möten är ibland oundvikliga (e-post också).

Du kan dock göra möten snabbare och mer effektiva, särskilt om du är en liten företagare eller chef för en avdelning och har inflytande. Att få några bästa metoder på plats kan gå långt. Att få rätt verktyg för att hålla människor på uppdrag och gå framåt produktivt hjälper också på både lång och kort sikt.

Här är några rekommendationer:

Klotter
Att schemalägga ett möte är ofta den första smärtpunkten, men med Doodle.com behöver det inte vara det. Doodle är en freemium-webbplats och mobilapp som låter dig ställa in en enkät med möjliga tider och datum för möten. Du bjuder in mötesdeltagare att besöka en URL och välj helt enkelt de tider och datum som fungerar bäst för dem. Doodle isolerar automatiskt det bästa alternativet, baserat på allas input. Det är enkelt, snabbt och skapar inte oändliga e-posttrådar för att spika ner ett datum och tid att träffas.

Anteckningsappar
När det gäller att notera i ett möte behöver du verkligen en dedikerad anteckningsapp. De bästa anteckningsapparna, som Evernote och Microsoft OneNote, synkroniserar anteckningar på alla dina enheter, så om du till exempel antecknar en iPad under ett möte visas de automatiskt på din kontorsbärbar dator innan du ens kommer tillbaka till ditt skrivbord .

Både Evernote och Microsoft OneNote stöder textanteckningar, ljudinspelningar och memos och bilder, så att du kan fånga bilder på en whiteboard eller glida från en presentation och automatiskt lägga till dem i dina anteckningar.

Google Docs och Google Sheets
Under samarbetsmöten älskar jag att använda Google Docs and Sheets, eftersom alla i mötet, oavsett om de är fysiskt närvarande eller ringer in via telefon eller webbkonferenssamtal, kan logga in i samma dokument och samtidigt redigera det. Google Dokument för ordbehandling och Ark för kalkylark stöder också kommentarer, om du inte vill att flera personer ska göra inline-redigeringar. Det är en av de bästa tjänsterna för att samarbeta om filer i realtid, och säkert mycket bättre än att skicka en person tillbaka till sitt skrivbord senare för att redigera ett dokument baserat på allas muntliga inlägg. Den metoden är benägen att fel!

Talkboard (för iPad)
Liknar Google Docs, men mer visuellt, är Talkboard av Citrix. Tänk på Talkboard som en virtuell whiteboard där många människor kan rita på samma yta på en gång. Talkboard är särskilt användbart när man granskar konstkoncept, som en webbplatsdesign eller en ny logotyp, eftersom alla i mötet kan gå med i samma whiteboardutrymme och rita på eller kommentera bilden som diskuteras i realtid.

Längd
En sista strategi för att effektivisera dina möten är att hålla dem korta. Kalenderinbjudningar som standard föreslår vanligtvis möten i 30- eller 60-minutersblock, men det finns inget som hindrar dig från att schemalägga dem till att vara bara 8 minuter lång. Tänk på att schemalägga ett mycket kort möte kan förändra människors förväntningar och kanske tända en eld under dem för att hålla sina presentationer och kommentarer kortfattade.