Anonim
Bli organiserad: Rensa upp kontakter i Gmail

"Var är adressboken?"

Det är en av de vanligaste frågorna som nya Gmail-användare verkar ställa. Om många människor inte ens kan hitta sina Gmail- / Google-kontakter, skulle du bättre tro att systemet inte är otroligt intuitivt eller lätt att hantera. (I hela denna artikel använder jag Google-kontakter och Gmail-kontakter omväxlande, eftersom de verkligen är samma sak.)

Även om du vet att ett Kontakter-område i din Gmail finns, finns det en god chans att det är en katastrofzon med oidentifierbara e-postadresser och eventuellt till och med telefonnummer, alla grupperade vagt som andra kontakter.

Mitt affärs-Gmail-konto hade mer än tusen poster i gruppen Andra kontakter. Jag bestämde mig för att det var oacceptabelt, så jag började rensa upp mina Gmail-kontakter. Jag delar här vad jag gjorde, vad jag lärde mig, och några alternativa lösningar som jag rekommenderar att du använder om du inte vill krassa med smutsiga Gmail-kontakter.

5 fakta om Gmail / Google-kontakter
Gmail-kontakter fungerar annorlunda än många andra kontaktledare, så att känna till några grundläggande principer kan hjälpa enormt. Här är fem fakta som kan kasta viss insikt:

  • Hur kommer du till din Gmail-adressbok? Det är gömt under den stora posten längst upp till vänster på gränssnittet. Klicka på Mail så ser du ett listrutalternativ för Kontakter. Alternativt kan du logga in på Google och gå till google.com/contacts.
  • När du svarar (inklusive "svara alla") eller vidarebefordrar ett e-postmeddelande lägger Google automatiskt till vem som helst och alla på tråden till din kontaktlista, såvida du inte har stängt av den här funktionen. Om du använder en Android-enhet kan dina Google-kontakter också inkludera listor för telefonnummer du har ringt, beroende på hur ditt konto är konfigurerat på enheten.
  • Google Kontakter har ett sammanslagningsverktyg, men det fungerar inte eller ser ut som du kan förvänta dig (mer om det senare).
  • Google Kontakter hämtar klassificeringsinformation från både Gmail och Google+ (grupper respektive cirklar), men de synkroniseras inte, även om det ibland verkar som om de borde göra det.

Låt oss nu gå in på några tips och hur du kan rensa upp Google-kontakter.

Rensa upp Google-kontakter

Förstå kontaktgrupper kontra cirklar
När du kommer in i Google-kontakter (igen, klicka på Mail-logotypen uppe till vänster och välj Kontakter), det första stället att uppmärksamma är på listorna som visas i vänster skena.

In my personal Gmail account, it would be helpful to add details for PR professionals, as their email addresses and even prior communications don' t always help me figure out if they represent a company or product that I need to investigate.

Stäng av Auto-Add-funktionen
Om du, efter att ha granskat din lista över andra kontakter, inser att det mestadels är skräppost (generiska "[e-postskyddade]" -adresser och sådant), rekommenderar jag att du stänger av funktionen för automatisk tillägg.

Gå till växelsymbolen uppe till höger och välj Inställningar. Fortsätt på fliken Allmänt och bläddra nedåt för att hitta "Skapa kontakter för att automatiskt slutföra" (det är två under din profilbild).

Intresserad av andra appar och tjänster?

Låt oss säga att när du har läst den här informationen bestämmer du dig för att bara inte använda Google-kontakter. Jag kan inte skylla på dig. Här är några andra platser för att hålla din adressbok som låter dig automatiskt hämta och lägga till information från dina Google-kontakter.

LinkedIn och LinkedIn kontakter. Det verkliga problemet jag ser med att hantera din egen adressbok är att det är svårt att hålla information uppdaterad. Jag borde inte vara ansvarig för att uppdatera din jobbtitel och e-postadress när du byter arbetsgivare. Det är på dig, kompis. Och det är därför jag älskar LinkedIn som en adressbok. Det är mycket lättare att ha uppdaterad information om alla dina kontakter är ansvariga för underhållet.

LinkedIn fungerar ganska bra för att hjälpa dig hitta kontakter och deras grundläggande information, men en speciell app som heter LinkedIn-kontakter går lite längre.

Om du ansluter ditt LinkedIn-konto till Gmail kommer den professionella nätverkswebbplatsen online att rekommendera "personer du kanske känner" baserat på informationen den hittar på Google. Vissa människor hatar verkligen det, men det kan vara värdefullt, beroende på hur nötkött ditt LinkedIn-konto är.

På baksidan har du också möjlighet att exportera dina LinkedIn-kontakter och sedan importera dem till Gmail.

iOS-kontakter. Om du är en iPhone- eller iPad-användare kanske du vill synkronisera dina Google-kontakter med din iOS-enhet så att du bara kan använda Apples Kontakter-app som din primära adressbok. Instruktionerna är något olika för Google Apps-användare.

140623_getorg_easilydo-catchall

EasilyDo och iOS. Ett annat sätt att hantera dina iOS-kontakter är med EasilyDo-appen och dess nya (betalda) funktion som kallas Fånga alla kontakter. När du kör Catch All Contacts, skurar EasilyDo de två senaste åren av din e-post för kontaktinformation från meddelanden och sparar den i din iOS-kontakter-app. Medan EasilyDo-appen är gratis kostar den här funktionen $ 39, 99 (en gång) per e-postkonto. Tyvärr är funktionen inte tillgänglig för Android-användare. Läs mer om Enkelt för iPhone och EasilyDo för Android i respektive recension.

Lucktest. Webb-app och mobilapp Cloze förenar alla dina inkorgar, såväl som dina sociala medieflöden, och drar också intressant information om dina kontakter. Det är inte exakt en kontaktansvarig, men det stöder det gamla gamla Gmail. Cloze kan identifiera människor som är viktiga för dig (så att du kan öka deras ego genom att gilla deras Facebook-inlägg), liksom personer som du tappar kontakten med. Som jag sa, det är inte exakt en kontakthanteringsapp, men det är ganska snyggt för att ge dig inblick i dina kontakter i Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook och andra onlinekonton.

För fler tips om kontakthantering, se Bli organiserad: 7 sätt att organisera kontakter automatiskt. Och när du är redo att använda din Gmail-inkorg, kolla in 30 Gmail-tips som hjälper dig att erövra e-post.