Anonim
Skaffa organiserade skannrar

Om du arbetar med att ordna och rensa ditt digitala liv har du säkert arbetat med en strategi för att bli papperslös. Du har antagligen också upptäckt att det inte är så lätt som det låter. Vissa papperslag, till exempel enstaka dokument och kvitton, är enkla att digitalisera med alla gamla skannrar. Men introducera en bunt med 63 visitkort från din senaste konferens, eller en låda med gamla recept som du vill skanna som rivits från tidskrifter eller fortfarande är bundna i böcker, och du har att göra med ett helt annat problem, ett som du kan löser inte med samma gamla skanner.

Inte ett jobb för din MFP
Hemma har jag till exempel en sex år gammal multifunktionsskrivare och platt-skanner. Jag kan föreställa mig att många andra människor också äger något enligt dessa linjer. För engångsuppgifter, som att digitalisera mitt senaste kvitto från optiker för att lämna in för sjukvårdsanspråk, fungerar det bra.

Men det är inte snabbt. Och matningsfunktionen har aldrig fungerat helt rätt, så jag kan inte skanna pappersbuntar. Dessutom är det en kittfärgad monstrositet som tar ett enormt fotavtryck på min byrå (jag har aldrig hittat en bättre plats för det).

Bli organiserad

När enheter är klumpiga, fula och opålitliga, använder vi inte nästan så mycket som vi kunde. Den rena handlingen med att tvinga dem upp känns som ett krångel. Om du vill skanna dig till ett papperslöst liv behöver du verkligen en skanner du älskar och en som är byggd speciellt för att hjälpa dig att leva ett papperslöst liv.

Specialskannrar
Lyckligtvis finns det en hel kategori skannrar (och appar att följa med dem) exakt för detta ändamål. De är kompakta och effektiva och kan hantera en mängd olika skanningsjobb som hemanvändare och mycket små företag ofta möter.

Även om jag inte älskar min klumpiga MFP, är jag helt förälskad av några av skannrarna på marknaden idag. De är världar bättre på att skanna än min sex år gamla MFP, och de är snabba också. Vissa skannrar exporterar också dina skanningar till de platser du faktiskt vill behålla dem, till exempel Dropbox, Evernote och andra molnlagringstjänster - snarare än en standardmapp på din Windows- eller Mac-dator.

Jag har experimenterat med två skannrar på sistone som verkligen har fångat mitt öga. Båda är idealiska för hemmabruk, och antingen kan de också passa bra för vissa små företag. Det är NeatDesk-skannern och Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat har faktiskt en nyare modell som heter NeatConnect som har ett touchgränssnitt, men jag är personligen mer bekant med den andra modellen.)

Fujitsu ScanSnap

140612_getorg_fujitsu-ScanSnap-ix500

Det jag gillar med Fujitsu ScanSnap är hur det låter dig exportera allt du skannar till Evernote, Dropbox, Google Drive, e-post (som en bilaga), SugarSync och andra platser som du troligtvis kommer att dra den slutliga produktionen ändå.

Jag skannade en bunt visitkort (jag hatar verkligen visitkort) och skickade alla till Evernote, där jag snabbt skulle fästa dem i en anteckningsbok som heter Kontakter och på lämpligt sätt märka, kommentera och på annat sätt hantera dem. Vissa av visitkorten hade olika papperstjocklek och olika bredder, men skannern hickade inte ens. Detta är kraften i att använda en skanner avsedd att hjälpa dig att bli papperslös.

Jag fann med ScanSnap att när jag förde skannorna av visitkorten till Evernote, jag var tvungen att rotera dem och namnge dem på lämpligt sätt. (Evernote kan dock utföra OCR på allt du skannar, vilket gör texten sökbar även om det är en bild.)

Min favoritaspekt av ScanSnap är dock att den fälls upp för att minska utrymmet. Det är härligt.

NeatDesk

140612_getorg_neatdesk

NeatDesk är under tiden en övertygande lösning om du är villig att köpa in i den Neat miljön. När du använder molnlagringslösningen, NeatCloud och Neat mobilappen, förutom en av företagets skannrar, får du verkligen tätt sammanfogade resultat. Den snygga miljön gör mycket för att automatiskt klassificera formulär du skannar - särskilt skattedokument. Du måste dock betala en månatlig avgift för NeatCloud-biten, och priserna börjar på $ 5, 99 per månad.

NeatConnect, som jag bara har använt några gånger, har ett pekskärmsgränssnitt som, precis som ScanSnap, låter dig skicka dokument direkt till molnlagringsbehållare, som Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive och Evernote.

Bekvämlighet är nyckeln
NeatDesk var en av de första skannrarna jag någonsin använde som var mycket fokuserade på att hjälpa hushåll och små företag att gå papperslösa, och jag är imponerad av hur snabbt det suger in och spottar ut pappersbuntar. Du kan ladda in en mängd olika papper i fodret, eftersom det finns platser för dokument, kvitton och visitkort, och maskinen bearbetar helt enkelt det hela med slits.

ScanSnap är lika smidigt och imponerande. Jag älskar att bara kunna dumpa in dokument och lita på att den välkonstruerade maskinen kommer att mata dem genom skannern med lätthet.

140616_getorg_businesscards-bulk-move

Neat automatiserar några fler saker än ScanSnap, till exempel roterande bilder. Men ScanSnap kommer med mjukvara som du kan använda för att få samma resultat, och i vissa fall gör det mycket mer. Mitt paket inkluderade ABBYY Fine Reader, ett av de kraftfullaste OCR-program som finns. Det kom också med Adobe Acrobat, för att göra alla möjliga saker med PDF-filer du alltid behöver göra men inte kan med den kostnadsfria Adobe Reader.

De är båda väldigt kapabla, totalt sett. Om du råkar veta mycket om skannrar vill du förmodligen veta att ScanSnap fungerar något annorlunda än de flesta andra skannrar eftersom det inte använder standarddrivrutiner. Du kan läsa lite om det i PCMags detaljerade granskning av ScanSnap Evernote Edition, som är ganska lik iX500. Men om du är mindre tekniskt benägen, är allt du behöver veta att det fungerar snabbt, ser bra ut på skärmen och skickar dina skannade dokument dit du vill att de ska gå.

Poängen att köra hem är detta: Om du vill bli papperslös och att göra papperslös en del av din livsstil behöver du en enhet som du inte hatar. Det måste se bra ut. Det måste fungera snabbt, lägga ditt tidigare papper någonstans så att du enkelt kan hitta det och köra sökningar på den medföljande texten. Trots att de kostar några hundra dollar, är specialiserade skannrar värda att köpa om du är skyldig att gå papperslös. Din MFP kommer inte att skära ner den.