Anonim
Bli organiserad: ta ut dina skatter

Oavsett om du registrerar dina skatter själv eller betalar en revisor för professionell hjälp, är det bästa du kan göra för att processen ska gå smidigt - och se till att du inte missar några pengar eller skattelättnader - att organisera dina skattedokument. Men hur gör du det?

Bli organiserad

Att snabbt placera dessa dokument när du samlar in dem är verkligen nyckeln till att göra dina skatter lättare att göra senare. (Mer information om hur du hanterar dina datormappar finns i Hämta organiserade: Använd mappar för att ta bort skrivbordet.)

Ska du behålla pappersoriginaler?
Låt oss säga att du skannar dina pappersskattedokument. Ska du behålla originalen också?

"När människor digitaliserar papper känner de sig ibland tvungna att behålla originalen, men vad gäller IRS och regeringen är digitala kopior av kvitton och dokument godtagbara, " säger Chris Barbier. Barbier är vice ordförande för produkthantering på The Neat Company, som gör Neat desktop-skannrarprodukter, till exempel NeatConnect-dokumentscanner, och NeatCloud online-lagringslösning. Han var också CPA i flera år. Ett av Neats specialiseringsområden är att automatiskt upptäcka och märka vissa typer av skattedokument när du skannar dem.

Organisera efter år, sedan månad och slutligen skattekategori
För alla dina dokument, både papper och digital, märker du mapparna efter skatteåret - inte året då du arkiverar dessa formulär.

Barbier rekommenderar följande hierarki för ytterligare märkning och organisering:

  • År
  • Månad eller datum
  • Skatt kategori (dvs. där dokumentet kommer att visas på dina skatter).

Om du betalar en revisor för att förbereda dina skatter, säger Barbier, kan denna kategoriseringsmetod i slutändan spara pengar eftersom du har organiserat alla dokument redan för honom eller henne, och därmed blir de fakturerbara timmarna färre. "Du vill inte betala revisoren för att organisera en skokartong med dokument, " säger han.

Se tillbaka
När det är dags att skicka in dina skatter börjar de flesta med att titta tillbaka på sitt tidigare års arkivering (såvida det inte gick givetvis). Om du eller ditt företag har haft en större statusförändring (som att köpa ett hem eller gifta sig), kommer avdrag och blanketter som du registrerar i år sannolikt att likna eller samma som året innan. Använd dessa gamla formulär som vägledning, som en checklista, för att vara säker på att du inte saknar någonting.

Om du skickar in dina skatter själv tittar du på vår lista över den bästa skatteprogramvaran för 2014. För gratis online-förberedelser och arkiveringstjänster är vårt redaktörsval TaxACT Free Federal och för betalda tjänster är TaxACT Ultimate Bundle våra redaktörer ' Val. (Observera att PCMag inte rekommenderar att alla amerikanska skattebetalare använder en online-skatteregistreringstjänst. I många fall, särskilt för alla som har en komplex skattedeklaration, är en mänsklig skattberedare ett säkrare alternativ.)

Baserat på dessa recensioner lämnade jag in mina skatter för 2012 och 2013 med hjälp av TaxACT, som har ett alternativ att importera informationen från föregående år för att hjälpa dig genom innevarande år. Jag gillade också att det i TaxACT var lätt att använda hjälpverktygen för att slå upp en ränteformulär som jag hade till hands men som inte kom upp automatiskt när jag följde guiden för förberedande av skatt. Jag skrev bara in dokumentnumret och en länk förde mig direkt till sidan där jag kunde ange informationen.

Säkerhetskopiera och rensa ut
Om du strävar efter att leva ett papperslöst liv och har strimlat alla dina känsliga pappersskattedokument måste du säkerhetskopiera en kopia av dina digitaliserade skatter.

"Vissa människor har rädsla för att använda molnet för något så känsligt som skattedokument, men du vill alltid ha en säkerhetskopia någonstans, vare sig det är en annan dator, en extern enhet eller molnet, " säger Barbier. Och det finns verkligen många programvarualternativ som hjälper dig att säkerhetskopiera datorns data, men med känsliga dokument som skatteformulär, måste du vidta några extra försiktighetsåtgärder?

Mark Grace, vice ordförande för global konsumentverksamhet för Absolute Software (som gör LoJack för bärbara datorer), är mindre orolig för informationen i molnet och mer bekymrad över glömda kopior av dokument som finns kvar på din smartphone eller dator. Säg att du klickar på ett snabbt foto av din W2-form och laddar upp den till Evernote, där OCR gör bilden sökbar. Det låter som en bra idé, men fotot finns troligtvis fortfarande kvar på din telefon. "Så fort du tar bilder av dina känsliga dokument så riskerar du dig själv. Det finns ingen väg runt det scenariot, " säger Grace.

"Det är uppenbart att det finns en massiv industri kring digitalisering av skatter, " säger Grace, "men jag tror att du måste vara vaksam om det." Du måste ha ett visst ansvar, säger han, för att ta bort kopior av dokument som kan ligga på platser du kommer att glömma, som telefonens kamerarulle.

Förutom att säkerhetskopiera dina skatter, rekommenderar Grace att du använder en tjänst på både dina mobila enheter och bärbara datorer som gör att du kan torka bort dem i händelse av förlust eller stöld. "Tjuvar är intresserade av att hitta dina data när de stjäl en enhet."

Pengar på banken
Förhoppningsvis får du en fet återbetalning i år. När resultatet av en självdeklaration är till din fördel, desto snabbare du skickar in, desto snabbare får du återbetalningen. Om du organiserar dina kvitton, dokument och papper nu för nästa års arkivering, kanske du får nästa års kontanter ännu förr. Och ju tidigare pengarna är i dina händer, desto tidigare kan de börja tjäna ränteinkomster … som du kan rapportera året efter det.