Anonim
Dropbox in Business

Småföretag drabbas ofta mot molnbaserade lagringstjänster, till exempel Dropbox, eftersom de ger mycket värde - men bara om företagen utnyttjar dem till fullo.

Här är fem smarta sätt att använda Dropbox i ditt företag.

1. Använd Dropbox som en server; Främja öppenhet
Det kanske mest uppenbara sättet att använda Dropbox i en affärsmiljö är som ett alternativ till en delad server. Speciellt för små företag kan kostnaden för ett Dropbox Business-konto vara mycket lägre än att köpa en egen server och anställa personal för att underhålla det.

Bli organiserad

3. Samla fax
Ibland, för att få en uppfattning om hur företag använder olika mjukvaror och tjänster besöker jag företag och intervjuar dem om vad de gör. Förra året, medan han pratade med Vert (en mobil marknadsförings- och reklambyrå med mobilvärld), förklarade medgrundare Kevin Planovsky för mig hur hans företag samlar fax i ett molnbaserat lagringslager - Vert använder faktiskt Box, snarare än Dropbox, men installationen stöder antingen - med hjälp av HelloFax.

Varje gång någon skickar ett fax placerar HelloFax den digitala utgången i en bestämd mapp på Dropbox eller Box. Mycket går ett steg längre genom att ansluta arbetsplatshanteringsverktyget Podio till systemet också. Varje inkommande fax skapar automatiskt en uppgift i Podio som ber Planovsky och hans medgrundare att granska överföringen.

4. Dela media med kunder, kunder och partners
En av de stora fördelarna med att använda Dropbox är att du med stor flexibilitet kan bestämma om du vill dela filer med bara ditt interna team eller med kunder och kollaboratörer också. Där jag ser extern delning av Dropbox-filer mest finns på restaurangwebbplatser, som ofta gör sina menyer tillgängliga via en offentlig Dropbox-länk.

Tänk på en liten restaurang. Menyn kan ändras dagligen. Det är en miljö med hög stress som inte körs på mycket kontorsutrustning. Och inte alla anställda måste vara tekniskt kunniga. Om restaurangen håller sin dagliga meny tillgänglig för kunder via Dropbox (snarare än, säg, webbsida), kan en anställd mycket enkelt släppa en PDF av dagens meny i rätt mapp för kunder att se, ingen HTML-kodning krävs. Länken från restaurangens webbplats till menyplatsen på Dropbox kommer alltid att vara densamma, så det finns inget krångel, ingen muss.

Ett annat vanligt sätt som företag använder Dropbox är att samarbeta med partners för projekt av särskilt visuell karaktär, till exempel omarbetning av webbplatser. Genom att lagra konceptkonst och mockups i Dropbox kan alla inblandade parter se dem utan att behöva e-post stora filer.

En anmärkning: Länkar för Dropbox Business-konton har en bandbreddgräns på 200 GB per dag. Om ditt konto når gränsen avbryts dina länkar automatiskt (men endast tillfälligt). Dropbox säger att det kommer att meddela Dropbox-administratören via e-post när om detta problem uppstår, men under tiden kommer alla som försöker få åtkomst till länkarna en felsida istället för din fil.

5. Testa jobbsökandes färdigheter
Jobbkandidater inom vissa områden, till exempel programmering och skrivning, tar vanligtvis ett test under ansökningsprocessen. Varför inte utöka denna idé genom att testa kandidaternas datorkunskaper och förmåga att följa instruktionerna genom att be dem att ladda upp vissa dokument till en av dina mappar i Dropbox?

När en kandidat har gått en första screening och är i intervjufasen, kan du bjuda in honom eller henne till en delad mapp och ge instruktioner om vad han ska ladda upp, till exempel ett CV, skriva prov, bit av programmeringskod, konstverk, videor - du få idén. Ge dina kandidater exakta instruktioner för hur du kan namnge filen, dess maximala storlek och så vidare för att se hur lätt och snabbt de kan slutföra aktiviteten. Och om detta test speglar ditt företags regelbundna praxis får kandidaten en tidig smak av hur företaget fungerar. (Jag fick den här idén från en organisation som heter Nyaya Health. Anställningsteamet använder ett liknande test för potentiella anställningar, bara med samarbets- och uppgiftshanteringsverktyget Asana, istället för Dropbox.)