Anonim
Bli organiserad

Innehåll

  • Bli organiserad: Använd Asana i affärer
  • Bli organiserad: Asana in Business fortsatte

När e-post och möten fortsätter att slösa bort vår tid är företag och team inom företag desperata efter att hitta nya arbetssätt som är mindre beroende av dessa två demoner. "Asana eller byst", säger Mark Arnoldy, VD för Nyaya Health, en progressiv ideell organisation som omfattar effektivitet i sin företagskultur i namnet att få hälsovård till folket i landsbygden i Nepal. Nyaya Health använder ett arbetsflöde och projektledningsverktyg som heter Asana i nästan alla aspekter av sin verksamhet. De använder den för att spåra insamlingskampanjer, planera hur man kan få patienter från landsbygden i Nepal till sjukhus i Kathmandu och till och med använda det för att testa dataskunskapen för arbetssökande.

Bli organiserad

Även om jag har använt Asana själv under en längre tid, ville jag mer utforska hur det kan användas i företag för att effektivisera kommunikationen och göra team mer effektiva. Jag besökte Arnoldy och verkställande assistent Monica Landy på Nyaya Healths huvudkontor i New York för att få en bättre känsla för hur verktyget faktiskt fungerar i en riktig affärsmiljö.

Vad är Asana?
Att beskriva Asana kräver lite packning för dem som aldrig har använt den. Det är delvis en att göra-lista och dels ett komplext samarbetsverktyg. Du kan använda den för projektledning eller för att spåra en anställdsökande genom anställningsprocessen. Det är öppet och flexibelt på samma sätt som Evernote är, vilket ibland innebär att första gången användare slutar stirra på en tom skiffer, osäker på hur de ska börja. Men när du väl är i det kan Asana, som Evernote, bli vad du behöver.

Asana bor i molnet och det primära gränssnittet är online (på asana.com). Det finns vissa mobilappar, men webbgränssnittet är mycket bättre och mer kapabelt. Asana är gratis för upp till 15 personer att samarbeta, med betalda konton som börjar på $ 50 per månad och går upp därifrån baserat på antalet teammedlemmar. Jag rekommenderar att du använder ett gratis konto i minst två eller tre månader med en liten grupp människor för att testa dess vatten och lära sig repen, eftersom att använda Asana effektivt förlitar sig mycket på att anpassa det till ditt arbetsflöde och behov.

Som du kan se i videon högst upp i denna artikel, i dess kärna, låter Asana dig skriva ner uppgifter, tilldela dem till någon (inklusive dig själv), lägga till ett förfallodatum, göra anteckningar om uppdraget och lägga till följare som kan hålla ett öga på dina framsteg eller bidra till konversationen kring det.

Uppgifter kan ha deluppgifter. Alla uppgifter kan dras och släppas till en lämplig plats. Och du kan lägga till sektionsrubriker i dina aktivitetslistor för att ange, vad du än vill. Sektionsrubriker är avgränsningsrader, och de är praktiska för att hjälpa dig att dela upp delar av en mycket stor eller komplicerad process. Du kan lära dig mycket mer om hur Asana fungerar i allmänhet genom att titta på några av de videoklipp som Asana ger.

Några av de allmänna användningarna av Asana i företag inkluderar

  • rekrytering, anställning och sökande spårning
  • ny utbildning av anställda och checklista för att komma igång i företaget
  • projektledning
  • arbetsflödeshantering
  • list-management
  • .

När jag träffade Nyaya Health-teamet visade de mig hur vissa av dessa användningsområden verkligen ser ut och fungerar i sina Asana-konton.

Asana i Business in Action
Nyaya Health har fem personer i New York, fyra i Boston, en i Kathmandu, och cirka 165 anställda och frivilliga på marken i Nepal, där internetuppkoppling inte alltid finns tillgänglig. Medlemmarna i kärnkontorsteamet i USA är de främsta användarna av Asana, även om ett fåtal chefer i Nepal också använder systemet för att samordna.

VD Mark Arnoldy började använda Asana för sin personliga uppgift 2012, och några månader senare tog han med sig verktyget i hus. Under året sedan skapade han en företagskultur runt Asana och berättade för sina anställda att det bara fungerar om han har fullt inköp från alla. Därför "Asana eller byst."

Här är några av de sätt som de använder Asana som jag tyckte ganska uppfinningsrik:

Lista: Ansvarsområden. Ett av de sätt Arnoldys team använder Asana är att hålla en lista över ansvar inom organisationen och till vilka de faller. De har ett projekt som heter Ansvarsområden där varje objekt eller uppgift i listan är ett ansvar, till exempel NYC Intern Program, Crowdfunding Care Coordination och 501c3 Audit. Den ansvariga personen listas som den som har rätt uppgift. Alla i Nyaya har tillgång till detta projekt. När någon behöver bestämma vem som är rätt person inom organisationen för en fråga som är till hands kan de bara se listan. Arnoldy säger att en sekundär fördel med denna lista är att människor känner mer ägande för sina ansvarsområden när deras namn visas bredvid en, tydlig som dag, för alla att se.

Spårning: Jobbsökande . När en position på Nyaya är öppen vänder anställningsteamet sig till ett projekt de har för att spåra jobbsökande. Avdelningsrubrikerna i detta projekt visar de olika stadierna i kandidatgranskningen. "Uppgiften" är arbetssökandens namn. Alla anteckningar som rör sökanden och hans eller hennes intervjuer förblir med uppgiften som kommentarer. När kandidaten passerar varje steg, drar anställningsteamet personen / uppgiften i kedjan för att dyka upp under nästa lämpliga sektionsrubrik. Till exempel, om en kandidat som heter Sandeep passerar e-postuppföljningen och telefonintervju, flyttas "Sandeep" -uppgiften till nästa steg, "personlig intervju", och så vidare när han passerar tills ett jobb erbjuds. När Nyaya hittar stora potentiella anställda som inte kan ta en position just nu, flyttar de dem till ett annat projekt (igen, med hjälp av drag-and-drop-funktioner). Resultatet är atalent pool för framtida anställningsmöjligheter. Alla anteckningar om kandidatens intervju lagras fortfarande med uppgiften för förvaring, så det är lätt att hänvisa till en fil även om den hänvisar till en intervju som ägde rum för ett år sedan.

Test: Ny anställningsförmåga. En annan uppfinningsrik användning av Asana i Nyaya Health-anställningsprocessen är att bjuda in kandidater till ett Asana-arbetsområde och tilldela dem några uppgifter. Hur svarar de på uppgifterna? Hur bra svarar de på frågor som ställs i kommentarerna till uppgifterna? Kan de ta reda på hur man använder Asana baserat på vad de ser i gränssnittet? Enligt Arnoldy och Landy låter detta test inte bara se hur kandidater tänker igenom tuffa problem, utan testar också deras datorkunskap. De letar inte efter expertis i Asana, men de vill ha bekräftelse på att de människor de anställer är effektiva att lära sig och använda ny teknik.

Replikera programvara. Arnoldy medgav att ibland undersöker hans företag annan produktivitetsprogramvara som hans ideella organisation kanske vill använda, men vanligtvis kan kopiera deras kärnfunktioner i Asana, utan att spendera några extra pengar. Nyaya-personalen kommer att bygga mallar i Asana för en viss funktion, sedan duplicera mallen och byta namn på den när de har ett verkligt projekt att genomföra. Namnkonventioner, det vill säga hur man namnger projektet, finns i mallens titel. Till exempel kallas en mall för ett nytt utvecklingsprojekt: "SUBMISSION TEMPLATE; ENTITY: PROJECT TITLE: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." Du kan inte bli mycket tydligare än så.