Anonim
Bli organiserad

Experter älskar att säga att möten dödar produktiviteten. Onödiga och dåligt planerade möten gör det verkligen. Men vissa möten är nödvändiga. Möten kan försegla nya affärsavtal. De kan starta team på produktiva nya satsningar. De kan korrigera kursen på ett projekt som har gått fel. Och de kan underlätta kamratskap bland kollaboratörer som inte kan vara tillsammans i samma utrymme. När du absolut måste ha ett möte, behöver du några tips för att hålla mer produktiva möten, samt rätt programvara för att göra det.

schemaläggning

Outlook kommer troligen att tänka på som den typiska kontorsprogramvaran som används för att schemalägga möten, men jag tycker att många av Outlook-funktioner är klumpiga och svåra att lära sig använda som avsedda. Om alla dina mötesdeltagare är duktiga Outlook-användare kan du förmodligen hitta en tid att träffas som fungerar för alla, reservera ett konferensrum och få det mötet i kalendern med ingenting annat än Outlook. Jag behöver något enklare, och jag är något av en organisatorisk verktyg avicionado, så jag kan bara föreställa mig hur andra kan känna om Outlook som ett schemaläggningsverktyg.

Doodle.com är den enkla lösningen. Det är en av mina favoritwebbplatser för planering av möten och sammanträden. Doodle.com är en gratis webbplats och tjänst som gör schemaläggning så enkel som att skapa en enkät. Du bjuder in människor till omröstningen (genom att skicka runt en webbadress eller bjuda in dem direkt från Doodle), och de kontrollerar markeringstider som de är tillgängliga baserat på val som enkät skaparen ger. Det är en effektiv dröm som går i uppfyllelse.

140203_getorg_mtgtools-klotter

För mer om Doodle, se min intervju med Doodle grundare Michael Naef, som innehåller en video som visar hur Doodle fungerar.

Virtual Meeting Hosting

Webex och GoToMeeting är två av de mest kända virtuella mötetjänsterna som enligt min erfarenhet brukar användas av personer vars företag redan har ett konto hos den leverantören. Betalade konton för endera är full av funktioner, som möjlighet att spela in möten, chatta med andra deltagare, dela allt som händer på någons datorskärm, ansluta flera webbkameror och mycket mer. GoToMeeting kräver en installerad applikationsinstallation för att använda.

Bli organiserad

Webex erbjuder ett gratis konto (GoToMeeting inte), men det har några snäva begränsningar. Till exempel kan bara en person vara värd för möten, och det maximala antalet personer i mötet är tre. Alla i mötet måste använda VoIP eftersom telefonuppringning inte stöds, och värden kan dela sitt skrivbord, whiteboard och dokument, men inte applikationer eller något som körs på distans. Så om du använder någon av dessa tjänster vill du förmodligen ha det betalda kontot.

Join.me är ett annat populärt alternativ för värd för virtuella möten. Liksom Webex har det ett gratis alternativ, men med lösa begränsningar för begränsningarna. Ett gratis Join.me-konto accepterar upp till 10 deltagare i ett virtuellt möte, stöder skärmdelning och möjligheten att dela kontrollen (dvs. överlämna några av värdplikten till en annan deltagare).

140203_getorg_mtgtools-meetingburner

MeetingBurner (gratis; Pro-konton från $ 39, 95 per månad) är ett annat alternativ som körs i webbläsaren utan några installationer krävs. Med ett gratis konto kan du hålla möten på upp till tio personer, men VoIP stöds inte - Skype är dock och fungerar rätt inom tjänsten.

Skype är inte ett dåligt verktyg för att vara värd för vissa typer av möten, men det är inte alltid lika tillförlitligt som några av de andra. Som med de andra verktygen har ett gratis Skype-konto flera begränsningar (ingen skärmdelning är den stora för möten och videokonferenser med bara en annan person), men det kan vara ett bekvämt alternativ när du snabbt behöver ha ett ljud ring med människor som är spridda över hela världen … och som redan har Skype-konton.

Samarbete ansikte mot ansikte

De flesta av webinarverktygen som nämnts ovan underlättar virtuellt samarbete online, men när alla är i samma rum och kan prata ansikte mot ansikte, gillar jag att använda verktyg som är mindre managementintensiva.

140203_getorg_mtgtools-Google Drive

Google Drive (gratis) är praktiskt på kontoret eftersom flera personer kan uppdatera dokument i realtid. Du kan se när någon annan redigerar eller visar samma dokument som du har öppnat. Google Drive är tyvärr inte perfekt på mobila enheter. Jag tycker fortfarande att det är mycket lättare att använda på en bärbar dator under möten än till exempel via Google Drive iPad-appen.

Asana har tagit samarbetsvärlden med storm med sitt utmärkta onlineverktyg för samarbetsuppgifter (och projektledning). Det är en bra tjänst att använda under hela din arbetscykel och visar dess värde under möten för att skapa nya uppgifter, till exempel uppföljningsåtgärder som tilldelas människor i slutet av ett möte.

Skriva anteckningar

Evernote (gratis till $ 45 per månad för premium) är 800 pund gorilla för anteckningar, och jag använder det rasande under möten. Jag älskar att den har inbyggd ljudinspelningsfunktion som låter mig fånga hela konversationen i fall jag skulle behöva hänvisa till det senare. Det är också utmärkt på en mobil enhet för sin kamerafunktion. Klicka på en bild av en whiteboard, ladda upp den till Evernote, och all text på bilden analyseras av OCR och blir fullständigt sökbar.

Minutes.io (gratis), designad för det uttryckliga syftet att ta mötesprotokoll, fungerar i en webbläsare men fungerar både online och offline. När du blir ombedd att ta officiella anteckningar för ett möte oväntat startar minuter.io snabbt och fungerar bra, vilket ger dig en mall för uppgiften.