Anonim
Bli organiserad - Tips för att bli papperslösa

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Hur många pappersstycken finns på köksbänken, matbordet eller någon annan plats där de inte hör hemma? Hängs du på kvitton om du behöver dem igen? Finns det en bunt papper från veterinären som du förvarar om du behöver komma ihåg exakt vilka mediciner ditt husdjur tog för tre år sedan? Allt det papperet sitter där och väntar på en tid då du kan hantera det, vad det än betyder. (Det betyder att titta på varje sida och sedan skjuta dem alla i papperskorgen.) Det är dags att bli av med papperet och alla skyldigheter som uppstår tillsammans med det. Det är dags att bli papperslös.

No matter which service you choose, pick one and stick with it so that you can put all your digital documents in one place.

4) Sign Up for Email Statements and Digital Payments

If you still receive paper bills and statements, sign up to receive them by email instead wherever you can. If you still send checks regularly, see if you can switch to making payments online instead.

While utility companies and banks have honored digital payments for years, the last holdouts who don' t always accept them are landlords and management companies. If you're stuck in this predicament, try explaining that they'll get their money faster and more reliably when they accept>

5) Skanna och strimla

Nu är det dags att börja utveckla nya vanor. Skanning och strimling eller återvinning är det du förmodligen gör mest. Jag föredrar mycket att skanna med en mobilapp, men du kan också använda en stationär skanner eller skanningsfunktionen på en multifunktionsskrivare.

Gör en regel för dig själv som går något så här: När jag får ett nytt papper som jag behöver digitalisera använder jag min telefon för att genast skanna den och placera sedan papperet i återvinnings- eller rivningshögen. Bättre ännu, kassera det direkt i maskinen. Varför vänta?

Fillagring

6) Utveckla andra arbetsflöden

Skanning och strimling är ett arbetsflöde. När du blir bekväm med din papperslösa livsstil kommer du att upptäcka att du behöver fler arbetsflöden för andra situationer.

Här är ett exempel: När du köper en ny produkt kan du ta bilder av ägarmanualen, kvitto, garanti och serienummer eller annan relevant information. Ladda upp dessa bilder till din lagringstjänst och bli av med de främmande papperet.

Ett annat arbetsflöde du kan skapa är att spara en hög med papper som du tycker att du bör strimla men inte är säker just nu och sedan gå igenom dem på en dedikerad dag. Välj tid och datum, vare sig varje lördag eller den första söndagen i månaden, och använd den tiden för att rensa din stack.

Ibland kanske du vill skanna papper samtidigt som du behåller originalen, när det gäller försäkringscertifikat, husägares dokument och så vidare. Genom att digitalisera dem skapar du en säkerhetskopia och ser till att du har tillgång till informationen de innehåller, även om du inte kan få tag på originalet.

7) Tänk inte på det

Det finns några dokument som du kommer att ifrågasätta om du vill behålla originalen eller digitalisera och strimla dem. När du står inför ett tufft samtal, tänk inte på det. Att vara papperslös bör göra ditt liv enklare och enklare - inte mer stressande. Lägg i originalet i en mapp, dragspärr eller arkivskåp. Ingen kommer att ta och ta bort ditt Paperless Club-kort om du hänger på några papper.

Medicinska journaler är svåra, eftersom du bara ska digitalisera och lagra dem elektroniskt om du har ett HIPAA-kompatibelt system. Du kanske bestämmer dig för att helt enkelt hämta dem i en mapp eller ett dragspärrbindemedel och sila igenom det en gång om året för allt som är redo att kasta.

Som sagt, häng inte på eller bry dig om att digitalisera papper som inte har något syfte. Om du är den typ av person som flitigt hänger på papper och tror att du gör det ansvariga kan det känna läskigt att strimla och återvinna något. Men kommer du någonsin att behöva kvittot för en smörgås eller en förklaring av förmånsförklaringar från två år sedan? Strimla dem och släpp det.