Anonim
Bli organiserad: Tips för att kostnadsfria affärsresor

Innehåll

  • Bli organiserad: Tips för att kostnadsfria affärsresor
  • Min hackade lösning för mobil kostnadsrapportering

I världen av rapportering av företagskostnader har jag sett några mycket högteknologiska lösningar som är utformade för att göra insamling och inlämnande av kvitton snabbt, enkelt och nästan idiotsäkert. Men vad händer om ditt företag inte använder dessa appar och tjänster?

Jag är i samma båt. Det system jag använder för att registrera mina utgifter nu kan överraska dig eftersom det är så lågteknologiskt. Men jag håller på att påbörja en lång och hård affärsresa till CES den här veckan, under vilken tid jag ska testa en ny, mer högteknologisk lösning.

Bli organiserad

Att logga affärsresor kostar det lågtekniska sättet

Hur jag för närvarande håller reda på mina resekostnader när jag är på vägen är avgjort lågteknologisk. Så här gör jag:

  • Det första kvittot är vanligtvis en taxi- eller biltjänst. Jag lägger den i min plånbok, tillsammans med alla andra kvitton för den första dagen, till exempel mat, med undantag för flyginkvitton, eftersom de är stora.
  • Om jag reser med flyg, sparar jag den checkade väskkvittén och boardingkortet som är anslutet mot min bärbara dator där jag vet att det kommer att ligga platt eftersom det är för stort för att passa i min plånbok.
  • När jag checkar in på hotellet har jag redan samlat några kvitton. Jag hittar hotellpapper, tar ett kuvert och håller in kvitton inuti i kronologisk ordning. Inga kuvert? Vik ett papper i en påse. Tillräckligt bra.
  • På utsidan av kuvertet skriver jag datumet och utgifterna jag har samlat hittills.
  • För alla resedagar upprepar jag den här processen: logga utgifter på utsidan av kuvertet med det datum som skrivs i början av varje ny dag och stoppa kvittona i kuvertet.
  • Om det inte finns något kvitto skriver jag bara utgifterna på kuvertet och knäpper ett foto av kostnaden om det finns tillgängligt (t.ex. tankstationens tankskärm) med min smartphone.
  • När jag packar upp på hotellet för att återvända hem, tappar jag kuvertet mot min bärbara dator för att hålla det platt och säkert. Jag vet också att om jag tar ut min bärbara dator på flygplatsen, kommer jag ihåg att lägga till eventuella sista minuten-utgifter för dagen.
  • Tillbaka på kontoret, när jag överför mina utgifter till ett kalkylblad för att skicka in dem, har jag en möjlighet att dubbelkontrollera mina utgifter mot både kvitton och min lista. Kvittona bör vara i ordning, så att kontrollera dem och logga in är helt enkelt helt enkelt.
  • Innan jag skannar alla mina kvitton för att skicka in elektroniskt, tejper jag dem till ett vanligt pappersark, organiserat efter datum. Jag har vanligtvis tre av fyra ark. Det är lättast att skanna kvitton i bulk när de tejper fast på papper.
  • Jag kombinerar mina kvitton och digitalt signerade kostnadsrapport i en PDF och skickar in den.

Den här metoden fungerar för mig eftersom jag är konsekvent när jag registrerar mina utgifter på kuvertet när de uppstår. Jag gillar också att ha dubbelkontrollen eftersom jag nästan alltid tar ut en kostnad som jag annars skulle ha missat när jag granskar resan från början till slut.

Min hackade lösning för mobil kostnadsrapportering

För min nästa resa (som faktiskt börjar dagen den här artikeln dyker upp) har jag tänkt en mer högteknologisk och mobil lösning: logga utgifter direkt i det slutliga kalkylbladet när de samlas med min smartphone.

PCMag använder inte Concur, ett populärt kostnadsrapporteringsverktyg, men om det gjorde det skulle jag istället använda de mobilappar som stöds av Concur som låter dig knäppa bilder på dina kvitton och ladda upp dem automatiskt till ett online-konto, där de är sorterade och totalt för dig. Det är ett utmärkt, snabbt och effektivt sätt att registrera utgifter så länge du är flitig med processen.