Anonim
Bli organiserad: Hur man börjar bli organiserad

? wmode = transparent "Vad vill du veta om att bli organiserad?"

Det är en fråga som jag frågar mina kollegor och vänner så ofta att få idéer till den här kolumnen. Förra gången jag frågade, svarade mer än en person: "Hur kommer jag ens igång?"

Om jag skulle skriva en nybörjarguide för att bli organiserad skulle det leda till ett absolut viktigt råd: Dela dina projekt i mindre delar.

Att dela upp ett mål i mindre mål och dagliga uppgifter är avgörande för framgång. Alla organiserade människor gör det, men inte alla rådartiklar gör det uttryckligt. Jag tror att det måste vara tydligt. Det är så viktigt att du inte ska glansa över det.

Den verkliga hemligheten med att vara organiserad är att ta reda på hur du får dig att göra de åtgärder som är nödvändiga för att organisationen ska äga rum och fortsätta framåt. Du måste kunna definiera handlingarna - och det är det som bryter ner ett mål handlar om.

Var du ska börja bli organiserad

Innan du kan ordna dig måste du ha ett mål.

Let' s say you feel like your email is out of control. You want to organize email.

Negativt definierat mål: "Min e-postadress är en röra och jag vill inte ha det så längre."

Positivt definierat mål: "Jag vill alltid kunna hitta ett e-postmeddelande snabbt när jag behöver det."

Det positiva och handlingsbara målet fokuserar på vad du vill kunna göra ("hitta e-post snabbt"). Målet sett genom en negativ lutning återställer bara problemet att din e-postadress är rörig och du är missnöjd med det.

Här är ett annat exempel:

Negativt definierat mål: "Jag har för många papper. De rör på mitt skrivbord och orsakar distraktioner, och jag hatar det." (Lägg märke till hur det inte finns någon tydlig bild av vad du vill hända eller hur du vill att situationen ska förändras.)

Positivt definierat mål: "Jag vill ha en minimalistisk arbetsyta som bidrar till att hjälpa mig att fokusera. Jag vill utnyttja min dator och kraften i OCR och söka för att vara mer effektiva att hitta viktiga dokument." (Lägg märke till tyngdpunkten på positiva ord, till exempel "fokus" och "effektiv.")

Bokstavligen måste du föreställa dig vad det är du vill ha och sätta det i positiva ord, konkreta, handlingsbara ord. (Se fler tips om att sätta upp och uppnå mål.)

Hur man dekonstruerar ett mål

När du har ett mål och har satt ord på det måste du dekonstruera det.

Ett enkelt sätt att dekonstruera ett mål är att tänka på vad du skulle skriva på en daglig uppgiftslista för att uppnå målet.

Du skulle aldrig lägga till en to-do-lista "Skapa en minimalistisk arbetsyta som bidrar till att fokusera." Snarare kanske du skriver:

  • rensar muggar och koppar från skrivbordet
  • skanna papper i inkorgen
  • strimla skannade papper
  • räta ut datortrådar

(Om du är lite förlorad med vilken typ av saker som tillhör en to-do-lista till en början, har jag en förfriskare på att skapa bättre to-do-listor.)

Exempel: Photo Organization Makeover
Jag vill ge er ett längre exempel på hur man delar upp ett stort organisationsprojekt i mindre delar för att fullständigt reta ut hur det händer.

Jag har arbetat med en kollega, Stephanie, om en total makeover för digital fotoorganisation (som jag kommer att skriva mycket om i en framtida kolumn). Hon har tusentals bilder spridda över flera datorer och lagringstjänster online, och hon vill bara ha dem organiserade.

1. Definiera målet. Första gången vi satt oss ner för att diskutera projektet frågade jag henne: "Vad är det du vill? Vad är ditt mål?" Jag stoppade henne innan hon ens kunde svara. "Låt mig omformulera det. Vad vill du kunna göra med dina foton som du inte kan göra nu?"

Stephanie sa i huvudsak att hon vill kunna hitta bilder enkelt, oavsett vilken enhet hon använde.

2. Förstå problemet. Min uppföljningsfråga var denna: "Just nu, när du letar efter ett foto, hur ser du ut? Kommer du ihåg datumet eller personerna i bilden eller en händelse när fotot togs?"

Vad denna fråga egentligen ställde var: "Vilken typ av lösning ska vi utforma så att den passar dina behov?"

Hon sa att hon vanligtvis kommer ihåg sina bilder ungefär efter datum, till exempel "på college", men också ibland av personerna på fotot.

Vi övervägde några möjliga lösningar, men nöjde oss inte med någonting ännu. Ofta hjälper det att gå vidare med några delar av ett organisationsprojekt så se om din definition av målet ändras ju mer du lär dig om problemet.

3. Tilldela dig själv små uppgifter. Baserat på vårt möte kom Stephanie med en kort lista över uppgifter. Det såg ut något så här:

  • ta inventering: lista de platser där foton hålls, både lokalt och online
  • slå på Photostream (Stephanie använder flera Apple-enheter, så att konsolidera foton genom Photostream verkade vara ett logiskt och enkelt steg att göra tidigt)
  • hämta lösenord för foton som inte har använts på ett tag
  • ladda ner Facebook foton och data.
  • Dessa fyra uppgifter var omfattningen av Stephanie's "nästa steg." Lägg märke till att hennes lista är bara ett par artiklar lång. Hon kunde lätt utföra alla dessa uppgifter på en dag om hon böjt sig, eller mindre än en vecka om hon gjorde en per dag.

    4. Ställ in tidsfrister. Sättet att följa på enkla, korta uppgifter är att sätta tidsfrister. Jag gillar att använda en uppgiftshanteringsapp, som Awesome Note eller Any.do för att hålla reda på mina uppgifter och tilldela tidsfrister till dem. Med Stephanies projekt vet jag inte om hon ger sig själv tidsfrister, men hon har mjuka tidsfrister baserade på när vi bestämmer oss för att träffa varandra bredvid för att fortsätta projektet. Mitt antagande är att vårt nästa möte ligger på hennes kalender och gör att hon känner sig ansvarig för att göra vad hon sa att hon kommer att göra.

    Det är att göra det som är svårt
    Inte alla känner sig ansvariga mot sig själv. Jag tror dock att vi alla har strategier för att få oss att känna oss ansvariga, som att berätta för någon annan om våra planer eller satsa pengar på att vi kommer eller inte kommer att göra något. Att komma ihåg en uppgift är inte svårt. Skicka bara en påminnelse på din smartphone. Det är svårt att göra. Om du har små uppgifter som är mycket specifika ökar du åtminstone dina chanser att du kommer att följa igenom.

    Ordet "varje resa börjar med ett enda steg" är helt sant. Eller om du föredrar att "Att visa upp är halva striden" talar med samma avsikt. Du måste ge dig själv tydliga och handlingsbara saker att göra och en rimlig tid att göra dem på. Annars kommer du aldrig så mycket att komma igång.