Anonim
Bli organiserad: Hur man minskar onödig grupp / företags e-post

Kommer du ihåg Thierry Bretons löfte att eliminera intern företags e-post 100 procent från sitt företag, Atos, senast 2014? Vid den tidpunkten tillkännagav han sin ambition - det var 2011 - många människor från både teknik- och affärsvärlden lurade. De kallade hans plan löjligt. De sa att vi behöver e-post. Vi litar på det. Det är nödvändigt!

Spola snabbt fram till idag, och klimatet har redan förändrats. Jag hör mer och mer från kontorsanställda att e-post är banan i deras existens. Det är lika mycket slöseri med deras tid som 'm' ordet: möten. När jag frågar varför det är en sådan börda, säger folk vanligtvis något som "jag får massor av e-postmeddelanden som inte har något att göra med mig" eller "Halva trådarna jag är på är inte relevanta för mitt arbete alls." Jag började till och med höra samma känsla från några personer om personlig e-post: "Jag får nio e-postmeddelanden från medlemmar i min bokklubb som bekräftar nästa bokklubbdatum! Hej folk! Det var i den första e-posten!"

Bli organiserad

Det värsta du kan göra i den här situationen är att svara på alla med ett meddelande som läser "avsluta prenumerationen." Det är ohyfsat. Det visar att du inte har någon social takt eller nätverk. Och det bevisar att du inte vet hur du hanterar din egen e-post.

När du har en konversation ansikte-till-ansikte, men blir du mänsklig igen. Du är en trevlig person med en rimlig och enkel begäran. Dessutom, om det finns en anledning till att du är tänkt att ta emot meddelanden, kommer personen att förklara varför du har inkluderats hittills.

2. Utnyttja sociala nätverk, projekthanteringsverktyg och IM
Enligt min mening hanterar sociala nätverk (inklusive affärsnätverk som Yammer och Podio) opt-in meddelanden mycket bättre än e-post. Ta fallet med min vän som grymtade om sin bokklubb. Om arrangören hade skapat nästa inbjudan till bokklubbmöte på Facebook snarare än via e-post skulle informationen ha känt sig mindre obligatorisk för medlemmarna. Facebook-evenemang är valfria. Du kan komma till dem och smälta informationen när du känner för den. När samma händelseinbjudan kommer via e-post känns det omedelbart obligatoriskt att läsa den.

So use all the different tools at your disposal, and if you are in a management position, encourage others to as well. Advocating for a multi-tool solution will help reduce necessary emails.

3. Use Automated Sorting or Filters
The most common solution for managing unwanted emails is to set up automated sorting rules, or filters as they' re sometimes called, that put the unwanted messages into a designated place (usually a folder, but sometimes the trash) before they even hit your inbox. All the major email>

Bli organiserad

Jag använder personligen inte automatiserad sortering så mycket eftersom det förlitar sig på ett nytt beteende: kontrollera de angivna mapparna regelbundet. Tidigare, när jag har satt upp sortering, glömde jag omedelbart att jag gjorde det, och flera dagar senare såg jag en hög med e-postmeddelanden som kan ha inkluderat något viktigt sköt till vägen. Jag vill hellre bara ta bort oönskade meddelanden när jag tar emot dem. Om du väljer den här vägen, var du bara noga med att hantera de sorterade e-postmeddelandena regelbundet.

4. Be folk inte skriva tillbaka "Tack"

Första gången jag hörde en kollega på ett tidigare jobb säga högt till en annan kollega: "Har du något emot att inte svara med" tack "på ett meddelande när allt det gör är att bekräfta att du vet att jag gjorde det jag tänkte göra? Det hjälper mig att hålla ner min e-posttid, "det blåste mitt sinne! Du kan säga det? Visst, du kanske blir lite grinig, men uppsidan är att du inte får massor av verkligen onödiga e-postmeddelanden.

Du kan också omformulera det för att vara ytterst passivt-aggressivt - "Jag kommer verkligen inte att kränkas om tackar mig mindre ofta via e-post. Jag vet redan att du uppskattar mitt arbete" - men jag rekommenderar det inte!

Ytterligare resurser
Andra verktyg som hjälper dig att hålla dig uppe på e-post inkluderar Sanebox (som automatiskt ställer in viss automatiserad sortering) eller Mailbox-appen för iOS (mycket användbart för att hålla dig uppe på e-postmeddelanden utanför kontoret), men de är mer generella e-post triage än att skära ner oönskade meddelanden.