Anonim
Bli organiserad: 5 tips för Evernote

Jag har just återvänt efter att ha varit på väg för arbete i nästan två veckor, samlat in mobiltelefondata för vårt årliga Fastest Mobile Networks-projekt och täckt utvecklarkonferensen Google I / O i San Francisco. Ett verktyg som har hjälpt mig att hålla mig organiserad under dessa resor är Evernote, och i den här utgåvan av Get Organised vill jag dela fem tips för hur jag använder anteckningsverktyget för att hålla mig uppe på allt.

Kort sagt är Evernote en app som låter dig spara anteckningar. Dessa anteckningar kan vara anteckningar av textyp, foton, röstmemo eller till och med dokument som du laddar upp. Evernote synkroniserar dessa anteckningar över alla Evernote-appar som du har installerat, så en anteckning du skriver på din smartphone dyker också upp på din iPad såväl som din dator - och någon annanstans du använder tjänsten. Du kan organisera anteckningar i anteckningsböcker, precis som du skulle lägga filer i mappar på din stationära eller bärbara dator. Evernote gör några mer snygga knep som hjälper till med organisering, som du kan se i action i videon nedan.

Bli organiserad

1. Create an Inbox
Allow me to shamelessly credit Brandon Collins for providing this first tip in his ebook The 2-Hour Guide to Mastering Evernote . Create an Inbox, and use it as your default folder in Evernote.

My inbox folder is actually written as "_INBOX, " all in caps so that it stands out, with an underscore at the front so that it falls higher alphabetically than most of my other folders.

As Colins recommends, my _INBOX captures new notes by default. When I' m out and about or rushing to jot down an idea, the last thing I want to have to do is pick the appropriate notebook for my note. So>

Varje gång jag sätter mig ner till Evernote på en PC eller Mac får mappen _INBOX min uppmärksamhet. Det är kontaktpunkten på samma sätt som en e-postinkorg är det centrala systemet. Jag vet att det är där alla mina senaste anteckningar har gått, så jag tar några ögonblick att granska anteckningarna där och sortera dem på rätt sätt. Jag älskar att den här metoden tvingar dig att titta igen på anteckningar du har skrivit. För ofta skriver folk tankar men hänvisar aldrig tillbaka till dem. Även om det är en oavsiktlig följd, använder du Evernote-inkorgen tvingar dig att göra just det.

2. Anslut andra appar
Evernote kan ansluta till andra appar, och att använda den här funktionen är särskilt viktigt om du har ett gratis Evernote-konto. Betalda konton (kallad Premium, som kostar $ 5 per månad eller $ 45 per år) får bärbara datorer offline, vilket betyder lokalt sparade anteckningar på mobila enheter - med andra ord, du behöver inte en Internet-anslutning för att läsa dina anteckningar och redigera dem. Gratis användare har inte denna fördel, men de kan uppnå samma resultat genom att ansluta en annan app som låter dem lagra filer lokalt.

Jag ansluter faktiskt mitt Evernote-konto till en mobilapp som heter Awesome Note (+ ToDo), som är en att göra-lista-app och daglig planerare. Jag synkroniserar en handfull anteckningar som jag vill ha säkerhetskopierat till mer än ett ställe. Dessa inkluderar en anteckning som visar alla mina frekvensnummer för flygmile-konton samt anteckningar med mina resplaner. Om jag är i ett främmande land och inte har haft internettjänst på några dagar, vill jag vara säker på att mitt flygbekräftelsesnummer finns på en plats där jag kan hitta den - och säkerhetskopieras till en andra plats, också, i fallet.

3. Installera Web Clipper och Outlook Plugin
För två år sedan var jag tvungen att leta efter en ny lägenhet och använde Evernote för att spara klipp av lägenhetslistor jag hittade online via Evernote Web Clipper. Detta enkla tillägg visas som en ikon i din webbläsares fält. När du hittar en sida du vill klippa, antingen helt eller delvis, trycker du helt enkelt på Evernote-knappen och det gör allt för dig. Det finns inget behov av att omformatera texten eller kopiera någonting alls. Det är en fantastisk tidsbesparare.

Webklipparen är praktiskt för nyheter du vill spara för att läsa senare, recept, forskning - allt du vill spara som du ser online. Och när du sparar det i Evernote kan du tagga det och sortera det i en anteckningsbok så att det har större relevans för dig och blir lättare att hitta.

Evernote har ett liknande plugin för Outlook som låter dig klippa e-post till Evernote. Jag tror att Outlook-plugin är ett bra sätt att spara informationsmeddelanden, vilken typ av meddelanden som verkligen är memos eller instruktioner. Det kan vara företagspolitiska e-postmeddelanden eller detaljer om hur man ställer in en VPN-anslutning till företagets huvudkontor. Vad det än är, du vet att du aldrig av misstag kommer att radera informationen om den är sparad i Evernote och inte lagras i din e-post. (Outlook erbjuder redan en mycket liknande integration med Microsoft OneNote, vilket är ett annat alternativ för att uppnå väsentligen samma sak här medan du håller dig inom Microsoft-produktserien, om du föredrar det.)

4. Tagga e-postmeddelanden
Jag nämnde att Evernote innehåller taggar. Jag älskar att taggar gör anteckningar sökbara efter information som inte nödvändigtvis var uttrycklig i dem, som ett e-postmeddelande som inte hänvisar till vad som verkligen diskuteras. Tänk på det. Det händer hela tiden. Du får ett e-postmeddelande från din chef som till exempel ber dig se till att påminna kunderna i Portugal om hur USA tar två dagar ledigt för Thanksgiving - men e-postmeddelandet använder inte klientens namn, projektnamn, eller ord som "semesterschema." När du sparar en e-postanteckning till Evernote kan du lägga till taggar som är vettiga för dig, som "Project X", "Client Y" och "scheduling."

Vad detta specifika tips verkligen syftar till att lösa är problemet med dålig sökning. Om du någonsin letat länge och hårt efter en fil eller e-post och inte kunde hitta den eftersom texten inte innehöll samma nyckelord som fanns i ditt minne, vet du vad jag menar. Möjligheten att lägga till taggar som är en direkt återspegling av det sätt du tänker påskyndar den tid det tar att hitta information.

5. Använd Evernote för mötesanteckningar
Kanske är min favoritanvändning av Evernote för att träffa anteckningar. Alla skäl som jag har förklarat ovan för hur taggar underlättar processen för att söka efter information gäller också för mötesanteckningar.

Om du reser för arbete kan du aktivera Evernotes geolokaliseringsfunktion så att du kan berätta var du var när du skrev en mötesinformation och även söka efter plats. Jag kommer att komma ihåg att jag träffade två olika webbdesigners i Los Angeles 2008, men jag har ingen erinring om företagsnamn. Med geotaggade anteckningar kan jag helt enkelt hitta anteckningar från Los Angeles med några klick.