Anonim
Bli organiserad: 5 tips för Microsoft Outlook

När det gäller smärtan av e-post är Microsoft Outlook både en del av problemet och en del av lösningen. Gargantuan-programmet innehåller så många funktioner, funktioner, inställningar och funktioner att det är nästan omöjligt att lära sig alla. Om du tillbringar någon realtid med att skanna alla dessa knappar och menyer i Outlook, är det troligt att du inte har någon aning om vad hälften av dem gör.

Vi vet i våra hjärtan att Outlook kan hjälpa oss att hantera e-post bättre. Vi vet att det finns hemligheter att låsa upp. Men var? Och hur sätter vi dessa lösningar på plats? Att ta reda på svaren, det språk som Microsoft använder för att beskriva dem och lära dig själv hur man utnyttjar dem tar bara för lång tid.

Här är fem sådana lösningar som skrivs ut på vanligt språk så att du kan implementera dem snabbt och enkelt. De täcker några av de vanligaste problemen som många människor stöter på när de använder Outlook för affärs-e-post.

1. Missa aldrig ett meddelande från din chef / klient / svärmor (använd sökmappar)
Det här tipset och funktionen är utformad för personer som har mycket röriga inkorgar, den typ av människor som saknar viktiga inkommande meddelanden eftersom de är begravda i röran. Funktionen du vill kallas Ny sökmapp.

Follow the prompts and enter your parameters. When you' re finished, the new Search Folders will appear at the bottom of the left pane. You can optionally have it also appear in the top of the left pane>

2. "Avsluta prenumerationen från" (dvs. ignorera) en tråd
Hur ber du graciöst om att tas bort från en mycket aktiv e-posttråd som du är på av misstag? Svar: Det gör du inte. Istället stänger du av och tar bort det.

' 130506_getorg_distributionlist' "(Jag sa att det skulle vara förvirrande).

Från det här fönstret kan du ändra adressboken du öppnar. I en affärsinställning kommer ofta dina egna kontakter från externa e-postmeddelanden att hållas åtskilda från ditt företags adressbok, så växla mellan dem för att hitta det du behöver. Om allt annat misslyckas kan du avsluta det här fönstret och gå tillbaka till knappen Lägg till medlemmar och leta efter "Ny e-postkontakt", som låter dig helt enkelt skriva in någons e-postadress.

När du har sparat din grupp kan du från och med ut använda gruppens namn i fältet Till till alla e-postmeddelanden för att skicka ett meddelande till dessa personer i massa. För att uppdatera din grupp, gå tillbaka till avsnittet Kontakter, hitta din grupp, öppna den och använd dessa två knappar för att göra justeringar: "Lägg till medlemmar" och "Ta bort medlemmar."

4. Töm papperskorgen automatiskt när du slutar
Om du ständigt befinner dig som försöker tjäna tillbaka värdefullt utrymme i ditt e-postprogram, är det ett bra ställe att börja ställa in papperskorgen automatiskt att tömma när du lämnar Outlook. Gå till fliken Arkiv och klicka på Alternativ.

Start a new email message. Type in the body of the email and subject line as much information as you will need to reuse, being sure to leave yourself a clear and visible blank space or other placeholder (I use "TK" which means "to come") wherever you are going to enter new information each time you send the message.

When you' ve finished designing your template, go to the File tab and choose Save As. In the dialog box that appears, you have to change the file> Fler objekt> Välj formulär och välj din mall från avsnittet Användarmallar i filsystem.

Eftersom den här processen är lite invecklad började jag använda sparad signatur för mycket korta meddelanden som jag annars skulle skriva om och om igen, till exempel "Tack för att du kontaktar mig, men det du har beskrivit ligger inte inom mitt täckningsområde. Bäst, Jill Duffy. " Mallar fungerar dock bättre för längre meddelanden.