Anonim
Bli organiserad: Hur man rensar upp slumpiga servrar

Jag har aldrig träffat en delad nätverksenhet i ett företag som inte åtminstone var lite slarvigt. Delade servrar är vanligtvis utformade för att möjliggöra samarbete, samt göra filer och information fritt tillgängliga för våra medarbetare. De hjälper också företag att fånga in och säkerhetskopiera data enkelt och effektivt - i teorin.

I själva verket förvandlas de till den plats där foton av företagets semestervest från sex år sedan lagras. I den sista meningen använde jag den passiva rösten med avsikt eftersom ingen verkar någonsin ta ansvar för att sätta något på en delad enhet som inte borde vara där. Saker visas bara. Ingen vet hur eller varför de kom dit. Och därför tar ingen bort dem av rädsla för att kliva på någon annans tår eller ta bort något som någon annan behöver.

Delade utrymmen bör utformas på ett sätt som matchar en avdelning eller företagets arbetsflöde eller organisationsschema. Saker som är parallella till sin natur, som två team som rapporterar till samma ledningsnivå, bör ha parallella i mappstrukturen. När en ny person ansluter sig till en avdelning, borde hon eller han snabbt kunna ta reda på var viktiga filer lever i ett delat nätverk eftersom deras plats (mappnamn och hur den är kapslad i andra mappar) bör spegla hur verksamheten är utformad. En riktig röd flagga är när någon som arbetat på en tid länge inte kan hitta saker eftersom de inte vet var det är, eller värre, inte ens vet var det borde vara.

Each team has a subset of folders: a few that show workflow, one for each team member, and additional folders as they make sense for that team' s needs. For example, my team's subfolders look like this:

Step 4: Create rules. As I' ve already started to explain in the previous section, each folder has some rules associated with it regarding what can and cannot go into them, or how they should>

Vi diskuterade också om vi hade filer som måste vara tillgängliga för flera team (vi gjorde det, och vi skapade en resursmapp för dem) och om någon information bör låsas (ja: allt i mappen Management Team).

Steg 5: Se till att du är konsekvent. När vi utformade våra mappar och regler för att använda dem letar vi också efter områden där vi kunde och bör vara konsekvent. När mappstrukturer och arbetsflöden kan (och bör vara) konsekvent, gör det det under personalövergångar, till exempel när någon lämnar företaget, går i mammaledighet eller är oväntat sjuk. Konsekvens på ett delat serverutrymme hjälper alla i organisationen att ta reda på tillståndet för nuvarande projekt, liksom vad som är viktigt, vilket arbete som redan har slutförts och så vidare.

Ett uppföljningsprojekt (som vi just genomför nu) är att skapa bättre konsistens över våra filnamnskonventioner. Vi bestämde oss för att fortsätta genomföra denna ändring av filnamn tills alla var vana att använda de nya delade mapparna för att inte överbelasta någon med för mycket ny information på en gång.

Steg 6: Kontrollera en sista gång med alla intressenter. Innan vi genomförde någonting genomförde vi en sista kontroll om planen med alla intressenter, inklusive några få personer som vi ursprungligen inte tänkte inkludera, men vars namn kom upp i vår granskning av befintliga data. "Är det inte Arielles kompetensområde? Vi bör bättre fråga henne vad hon tycker måste göras i det här avsnittet."

Steg 7: Slutför och kommunicera tidslinjen. De sista stegen var att slutföra tidslinjen och sedan starta projektet. Dessa var de sista bitarna i pusslet:

  • Bestäm när och hur informationen ska spridas: Skicka e-post till alla anställda i mitten av veckan om den nya serverstrukturen, reglerna och all relaterad information, inklusive datum (se nästa punkt).
  • Ställ in datum för: när människor måste kopiera över filerna de vill behålla (slutet av veckan); när de börjar använda den nya strukturen (i vårt fall omedelbart efter mottagandet av e-postmeddelandet); när den gamla servern kommer att stängas av (vi berättade för dem i slutet av veckan, men i verkligheten har vi stoppat denna tidsfrist med några extra dagar).
  • Planera några påminnelsemails innan du faktiskt avbryter åtkomsten till den gamla servern.
  • Låt IT utföra själva avbrottet.

Serverrensningsresultat
Det e-postmeddelandet i mitten av veckan som innehåller all information om serverrensningsprojektet gick ut klockan 11:27 en onsdag. Några få personer hade brinnande frågor, men svaret på alla tråden tystades klockan 11:57. Det betyder att alla grundläggande frågor hade besvarats inom 30 minuter.

Inom mitt team fortsatte ytterligare förtydliganden angående vårt arbetsflöde - men den sista jag har är daterad 13:05 samma dag. Utan tvekan ställde några personer ytterligare frågor utan att svara på alla, men majoriteten av frågorna besvarades inom två timmar.

Under de kommande dagarna slutförde vi tidslinjen utan problem. IT-teamet körde en snabb rapport som visade att vi minskade de totala uppgifterna med 76 procent. Siffrorna talar för sig själva.

Innan

  • Totalt utrymme: 250 GB
  • Antal filer: 447, 249
  • Antal mappar: 36 773

Efter

  • Totalt utrymme: 59, 2 GB
  • Antal filer: 58.624
  • Antal mappar: 2, 962

Projekt Postmortem och feedback
Några veckor efter att vi avslutat servermigreringen och omstruktureringen frågade jag projektledaren, cheferna och IT-nätverksadministratörerna om de hade några feedback eller postmortemanteckningar. Ingen gjorde det. Det hela gick anmärkningsvärt smidigt. Här är vad den ledande IT-killen hade att säga:

"På tio-plus-åren jag har varit här är det första gången ett avdelningsteam har genomfört ett projekt som detta av eget intresse och genomfört det så bra. Det hjälper både [den andra IT-nätverksadministratören] och Jag bibehåller nätverket bättre, och jag är säker på att det hjälper ditt team med arbetsflöde och organisation. Vi bokstavligen bad flera generationer av ledningen att ge uppdrag vad ditt team har åstadkommit på gräsrotsnivå, och det är mycket uppskattat. "

Ur mitt perspektiv är det en sak som jag önskar att vi hade gjort något annorlunda. Jag önskar att vi ursprungligen hade berättat för anställda om projektet personligen i ett snabbt improviserat möte, snarare än via e-post. E-post är bra, och säkert, ingen gillar möten, men jag kände att folk skulle ha känt sig mer inkluderade i processen om de hade fått höra under en öppen diskussion snarare än genom en "VIKTIG!" e-post.

Vi har nu en bättre, mer konsekvent, effektivare och enklare delad server. Reglerna för hur den används är tydliga med inbyggd ansvarighet. Teamchefer ansvarar för teammappar, och individer är ansvariga för vad som finns i deras namnmappar.

Om du funderar på att initiera ditt eget serverrensningsprojekt i din organisation, hoppas jag att du kan få några råd från den här artikeln om vikten av att få råd från din IT-avdelning och att kommunicera noggrant i varje steg är avgörande för framgång.