5 fantastiska saker som anslutna skrivare kan göra för ditt företag

Anonim
5 fantastiska saker som anslutna skrivare kan göra för ditt företag

Presenteras av Epson- Moderna företag använder molnbaserade applikationer för alla typer av daglig kommunikation och uppgifter, från online-samarbete till företagsresursplanering (ERP). Inte bara det utan dagens administratörer och anställda interagerar med dessa tjänster via smartphones och andra anslutna enheter ibland oftare än på skrivbordet. Så när det gäller en vardaglig affärsprocess som är så grundläggande som utskrift, varför ska din organisation förbli förknippad med en analog ålder av lokala utskriftsjobb och trassliga ledningar?

Alla skrivare med nätverksanslutning kan ansluta till webben. För den här artikeln fokuserar vi på trådlösa skrivare som är aktiverade för molnbaserad utskrift, som kan synkronisera en dator, mobil enhet eller till och med din webbläsare till en molnansluten skrivare via en internetanslutning. För att lära dig hur du gör detta finns det flera olika sätt att ansluta och skicka säkra filer från din enhet till en molnansluten skrivare. De bästa trådlösa skrivarna på marknaden brukar använda en kombination av Wi-Fi, NFC-kommunikation (NFC) och säkra virtuella nätverksanslutningar inklusive tjänster som Google Cloud Print för att skicka och skriva ut filer över webben var som helst.

En sömlös ansluten utskriftsupplevelse ger många fördelar för företag och deras anställda. Nedan belyser vi fem av de mest betydelsefulla sätten din organisation kan ha nytta av att gräva den gamla kontors clunkeren till förmån för en modern, molnansluten skrivare.

All of the files you print are sent over the web through the cloud-based printing service, so your computer doesn' t even need to communicate with the printer directly. Simply log into a machine or mobile device with an internet connection, log into your account on a given cloud-based>

Detta underlättar också mer bekvämt tryckinnehåll och dokumentdelning. De flesta molnbaserade utskriftstjänster låter dig "dela" åtkomst till din molnanslutna skrivare med en annan betrodd part så enkelt som att dela ett online-dokument med dem, inklusive möjligheten att hantera delningsrättigheter. Så om en anställd eller en kund utanför staden arbetar på kontoret och snabbt behöver skriva ut sitt boardingkort för flygningen hem, kan du dela åtkomst till molnskrivare med dem och de kan skriva ut direkt från sin smartphone eller laptop .

2. Fjärråtkomst

Förutom molnklara skrivare kan molnbaserade utskriftstjänster också synkronisera med den existerande nätverksanslutna skrivaren hemma eller på kontoret. När din enhet har synkroniserats med molnservern spelar det ingen roll var du skriver ut eller till och med om skrivaren är hundratals eller fler mil bort.

Detta är en stor välsignelse för hemmakontorsarbetare och telekommunikanter. Om du ger en virtuell presentation under ett möte med en videokonferensservice och vill att alla som sitter runt konferensbordet ska ha din rapport i sina händer, kan du skriva ut kopior av rapporten från ditt hemmakontor direkt till den skrivaren i hörnet av konferensrummet. En anställd vars skrivbord ligger bredvid skrivaren skiljer sig inte från en användare som skriver ut till den maskinen från ett annat land.

3. Kostnad och energieffektivitet

Ansluten utskrift är också ett enkelt sätt att centralisera och effektivisera ditt företags utskriftsverksamhet, särskilt för nystartade företag och små till medelstora företag (SMB). Istället för att installera och underhålla flera skrivare som är anslutna till nätverket genom hela kontorslayouten, kan användning av en ansluten skrivare och molntjänst minska avsevärt på underhåll, bläck och toner om alla maskiner på kontoret skriver ut till en eller två molnanslutna skrivare (snarare än att ha en skrivare för varje dator eller grupp av arbetsstationer på kontoret).

Beroende på organisationens storlek och planlösning kan du fortfarande behöva flera skrivare. Men i synnerhet trådlösa molnklara skrivare ger dig mycket mer flexibilitet. Ju nyare den anslutna skrivaren du investerar i, desto bättre blir dess energibesparande funktioner också. De allra flesta trådlösa skrivare har nu ett eller flera energisparlägen eller ekonomilägen som sänker den totala utskriftskostnaden och energiförbrukningen när skrivaren inte används aktivt.

Branschinsikt: Boxchef VD Aaron Levie talar om moln, IT och framtidens arbete

4. Säkerhet

Den första invändningen din IT-administratör kommer att göra när man överväger övergången till molntryckning är säkerhet. Människor är naturligtvis mer bekväm med trådbundna anslutningar än trådlös fildelning och synkronisering när det gäller uppfattningen av säkerhet, särskilt när de skickar och skriver ut konfidentiell affärsinformation via internet.

Molntryckning har detta täckt från slut till ände med HTTPS-webbanslutningar, vilket säkerställer dokument och filer med SSL-kryptering från det ögonblick de skickas till det ögonblick de skrivs ut. Filerna sitter inte heller på en server efteråt. När ett jobb har bearbetats och slutförts raderas tillhörande dokument från servern för den molnbaserade utskriftstjänsten.

5. Skalbarhet

Anslutna skrivare tillåter ditt företags utskriftsverksamhet att skala så snabbt som ditt företag växer, från en start eller SMB till stora företagsorganisationer. Google använder till och med sin molnbaserade utskriftstjänst internt. När din verksamhet ökar och du anställer fler anställda eller öppnar nya kontor kan investeringar i en molnbaserad ansluten utskriftsinfrastruktur spara mycket pengar på lång sikt.

Det tar också lite av smärtan från att utöka din arbetskraft. Anslutna skrivare ger IT-administratörer en mindre huvudvärk att oroa sig för när man ställer in en ny anställds skrivbord eller bärbara dator, tillhandahåller sin mobila enhet med MDM-mjukvara eller en tvättlista med andra uppgifter som säkerställer att användarens slutpunkter är säkra och överensstämmer med företagets policy. När det är dags att ställa in den anställdes skrivaråtkomst fungerar det bara.